Salud y bienestar
Confirmación automática de citas por WhatsApp
Clínica médico-estética
Gestiona una agenda diaria de citas que requiere confirmarse con antelación para reducir ausencias, con una lógica distinta para las citas de después de un fin de semana.
90%
de las citas confirmadas automáticamente sin intervención manual
El punto de partida
El reto
Confirmar la agenda exigía revisarla cada día, localizar los datos de cada paciente, contactarlo uno a uno por WhatsApp y hacer un seguimiento manual de quién había confirmado, cancelado o seguía sin responder. El sistema tenía que contemplar además varias situaciones a la vez: citas del día siguiente, citas de los lunes (que caen en fin de semana), pacientes que no responden al primer mensaje, pacientes que no disponen de WhatsApp, y la necesidad de diferenciar en todo momento entre citas confirmadas y pendientes de confirmación.
Antes
El equipo administrativo revisaba la agenda del día siguiente a mano y escribía o llamaba a cada paciente por separado para confirmar, sin ninguna forma automática de diferenciar quién ya había respondido.
Con IA Impulso
Un sistema integrado directamente con la herramienta de gestión de la clínica que consulta la agenda, envía recordatorios personalizados por WhatsApp, gestiona reintentos y escala a una llamada telefónica cuando no logra confirmación por ese canal. El sistema decide por sí mismo qué citas procesar, cuándo enviar cada comunicación, quién ya ha respondido, quién necesita un segundo recordatorio, qué teléfonos no admiten WhatsApp y cuándo debe intervenir una persona.
La respuesta
Cómo funciona
- 01
El sistema consulta automáticamente la base de datos de gestión del centro y recupera solo las citas que deben gestionarse, con nombre, fecha, hora, teléfono, tratamiento y estado de confirmación de cada paciente.
- 02
Aproximadamente 24 horas antes de la cita, cada paciente recibe un WhatsApp personalizado con dos acciones directas: confirmar cita o cancelar cita.
- 03
La respuesta queda asociada automáticamente a la cita correspondiente, así el sistema distingue en todo momento entre citas confirmadas y pendientes de confirmación.
- 04
Si no hay respuesta, el sistema reintenta el contacto según una lógica de seguimiento propia, sin necesidad de que nadie revise la agenda manualmente.
- 05
Las citas de los lunes se gestionan ya el viernes anterior y pueden volver a recordarse durante el domingo, para que el fin de semana no interrumpa el proceso de confirmación.
- 06
Si detecta que un teléfono no dispone de WhatsApp, deriva ese contacto directamente a llamada en lugar de insistir por un canal que no va a funcionar.
- 07
Cuando no se logra confirmación automática tras los reintentos, el caso se escala al equipo para gestionarlo por llamada; si tampoco así se logra contactar, puede activarse una comunicación final sobre la posible cancelación de la cita, según el criterio del centro.
El flujo
Diagrama del proceso
Tecnologías e integraciones
- n8n
- WhatsApp Business API
- Integración con el sistema de gestión de citas
Resultado
Un proceso de confirmación más ágil y trazable, con menos trabajo manual para el equipo administrativo y una reducción de las citas sin confirmar o con ausencia.
- Confirmaciones automatizadas sin revisar manualmente toda la agenda
- Mensajes personalizados con los datos reales de cada cita
- Seguimiento automático de los pacientes que no responden
- Estados siempre actualizados entre citas confirmadas y pendientes
- Detección de números sin WhatsApp para derivarlos directamente a llamada
- Escalado a intervención humana solo cuando de verdad es necesario
- Gestión específica de fin de semana para las citas de los lunes
- Menor carga administrativa para el equipo del centro
- Mayor trazabilidad de todo el proceso de confirmación
- Menor riesgo de citas olvidadas o sin confirmar
0%
de las citas confirmadas automáticamente sin intervención manual
0h
semanales que el equipo dejó de dedicar a llamadas de confirmación
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