Distribución y logística
Gestión documental inteligente con IA
Empresa de distribución
Recibe a diario un gran volumen de facturas, albaranes y documentación asociada de clientes y proveedores, sin un formato uniforme: un mismo PDF podía contener varios documentos, versiones firmadas o archivos de terceros mezclados.
80%
menos tiempo dedicado a clasificar y archivar documentos a mano
El punto de partida
El reto
Procesar cada documento exigía revisarlo página a página, identificar cuántos documentos contenía, separarlos, reconocer el tipo documental, extraer datos como cliente, fecha y número de documento, comprobar si ya existía, detectar si se trataba de una versión firmada, aplicar reglas distintas según quién lo hubiera emitido, y renombrarlo y archivarlo en la ubicación correcta. No era algo que pudiera resolverse con una automatización simple basada en nombres de archivo o carpetas.
Antes
Una persona abría cada PDF, decidía a mano cómo separarlo y clasificarlo, y lo renombraba y archivaba siguiendo el criterio que había ido aprendiendo con la experiencia, sin ninguna regla escrita ni automatización.
Con IA Impulso
Una plataforma de procesamiento documental construida alrededor de las reglas de negocio reales del cliente, conectada directamente con su infraestructura documental. Combina IA que interpreta el contenido de cada archivo con una capa adicional de lógica personalizada que valida ese resultado y decide qué hacer en cada escenario, combinando la flexibilidad de la IA con reglas estrictas que garantizan un comportamiento predecible y seguro.
La respuesta
Cómo funciona
- 01
El sistema recibe el documento y usa IA para detectar automáticamente si contiene una factura, un albarán, varios albaranes consecutivos, documentos de varias páginas, albaranes firmados o sellados, documentación de recepción, relaciones de entradas u otros documentos externos relacionados.
- 02
Incluso cuando varios documentos comparten exactamente la misma plantilla, analiza cabeceras, numeraciones, clientes y continuidad entre páginas para determinar dónde termina uno y empieza el siguiente, y genera automáticamente los PDFs independientes que hagan falta.
- 03
Extrae los datos clave de cada documento (quién lo ha emitido, número de factura o albarán, fecha, código y nombre del cliente, tipo documental) y comprueba si ya existe una versión previa o documentación relacionada.
- 04
Aplica las reglas de negocio propias del cliente para decidir cómo tratar cada caso, incluyendo reglas específicas para evitar que documentación de terceros genere estructuras de clientes incorrectas. Cuando no puede garantizar una decisión con suficiente seguridad, no fuerza una clasificación: deriva el caso para revisión indicando el motivo.
- 05
Si un mismo documento llega varias veces (por ejemplo, un albarán sin firmar y después el mismo firmado por el cliente), identifica que corresponden al mismo documento, prioriza la versión más completa y retira la anterior de la estructura principal manteniendo su trazabilidad.
- 06
Una vez validado, renombra y archiva cada documento siguiendo la estructura Cliente → Año → Mes → Tipo de documento, sin depender del nombre original del archivo ni de que una persona decida manualmente dónde guardarlo.
El flujo
Diagrama del proceso
Tecnologías e integraciones
- n8n
- OpenAI GPT-4o
- OCR e IA documental
- Automatización de archivado
Resultado
Una operativa documental que antes dependía por completo del criterio manual de una persona pasó a un sistema autónomo que interpreta, valida y archiva cada documento según las reglas reales del negocio.
- Interpretación automática de la documentación mediante IA
- Separación inteligente de PDFs multipágina
- Clasificación automática según las reglas reales de la empresa
- Extracción y validación de información crítica
- Gestión avanzada de documentos firmados y duplicados
- Relación entre documentación propia y documentación externa
- Detección automática de excepciones, derivadas a revisión
- Trazabilidad durante todo el ciclo documental
- Integración directa con la infraestructura existente
- Reducción drástica de tareas manuales y repetitivas
- Mayor homogeneidad y menor riesgo de errores de archivo
0%
menos tiempo dedicado a clasificar y archivar documentos a mano
0%
de los documentos trazables desde su recepción hasta su archivo final
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