Registro horario digital: qué obliga hoy a una pyme y qué está pendiente de aprobarse

En las últimas semanas se repiten titulares que presentan el registro horario digital como algo ya obligatorio o a punto de serlo. La realidad, según las fuentes consultadas, es más matizada: la obligación de registrar la jornada existe desde 2019, pero el real decreto que pretende convertir ese registro en digital y telemático sigue en tramitación. Conviene separar las dos cosas antes de comprar un sistema o cambiar un procedimiento.

Lo que ya es obligatorio

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a la empresa a garantizar el registro diario de la jornada de cada persona trabajadora, con la hora concreta de inicio y de finalización. La forma de organizarlo y documentarlo se fija por convenio colectivo, por acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con la representación legal del personal. Los registros se conservan durante cuatro años y deben estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.

El texto vigente no exige un formato concreto. Por eso hoy hay empresas que registran en papel, en una hoja de cálculo o con una aplicación de fichaje. Lo que se les pide es que el registro sea fiable y completo, no que sea digital. Esa es precisamente la parte que el nuevo real decreto quiere cambiar.

Qué está pendiente: el real decreto

El proyecto de real decreto del Ministerio de Trabajo y Economía Social, tramitado de forma separada de la reducción de jornada, plantea un sistema de registro digital y telemático. Este es el recorrido que se ha podido contrastar en la prensa económica y jurídica:

Entre las objeciones del Consejo de Estado figuran la falta de adecuación del sistema a los distintos sectores, la carga adicional para las pymes y el uso de un real decreto en lugar de una norma con rango de ley. Su dictamen es preceptivo pero no vinculante, y el Ministerio de Trabajo ha mantenido que seguirá adelante con el real decreto. Lo que no he podido confirmar en fuentes oficiales es el estado exacto a día de hoy: en las fuentes consultadas no aparece que haya pasado por el Consejo de Ministros ni que se haya publicado en el BOE. Tampoco hay un plazo de adaptación fijado y publicado, aunque algunas webs divulgativas den fechas concretas sin citar la fuente.

Cuidado con las fechas que circulan

Buena parte de lo que se encuentra sobre este asunto procede de empresas que venden software de fichaje, y es habitual que presenten como confirmado lo que es solo previsión. Tres comprobaciones sencillas ayudan a no equivocarse:

• Si un artículo afirma que el registro digital «ya es obligatorio», buscar la referencia del BOE. Si no la cita, desconfiar.
• Si da una fecha de entrada en vigor o un periodo de adaptación, comprobar si procede de un texto publicado o de una estimación.
• Distinguir entre el registro horario, que ya existe, y otras normas laborales recientes con nombres parecidos que no regulan el sistema de registro.

Qué conviene hacer mientras tanto

Esperar a que se publique el texto definitivo es razonable para decidir la herramienta. No lo es para revisar lo que ya se hace, porque la obligación actual está vigente y se inspecciona. Una revisión corta, sin coste tecnológico, suele bastar:

1. Comprobar que existe un registro diario con hora de inicio y de fin de cada persona, y que realmente se rellena cada día.
2. Revisar que el método está documentado: lo que dice el convenio, el acuerdo de empresa o la decisión comunicada a la representación del personal.
3. Verificar la conservación: cuatro años, accesible para la persona trabajadora, su representación y la Inspección.
4. Identificar los casos que se escapan con el sistema actual: teletrabajo, personal en ruta o en obra, turnos partidos, horas extra.
5. Ver dónde se guardan los datos del registro y quién accede, porque son datos personales y el proyecto, según la prensa, refuerza precisamente esa protección.

Si se piensa en digitalizar el registro

Quien ya tenga claro que quiere pasar a un sistema digital puede hacerlo sin esperar, pero con criterio. Dado que el texto definitivo puede cambiar, tiene sentido priorizar flexibilidad frente a un sistema cerrado:

• Que los datos se puedan exportar en un formato legible y no queden atrapados en una aplicación concreta.
• Que permita adaptar el registro a distintos puestos: oficina, trabajo remoto, personal desplazado.
• Que conserve el histórico y el control de accesos, por si la Inspección o la persona trabajadora lo solicitan.
• Que no se contrate por plazos largos basados en una fecha de obligatoriedad que todavía no es oficial.

Cuando el control horario se conecta con otros procesos, como las vacaciones, las ausencias o la preparación de nóminas, los errores de copiar datos de un sitio a otro se reducen. Esa ventaja no depende de lo que diga el decreto, y es un buen motivo para ordenar el proceso antes de elegir la herramienta.

Qué queda por saber

Quedan abiertas varias cuestiones: si el texto se aprobará antes de las elecciones del 29 de noviembre, qué cambios incorporará respecto al proyecto original, qué plazo de adaptación tendrán las empresas y cómo se aplicará a las microempresas y a los sectores con jornadas irregulares. Hasta que se publique el real decreto en el BOE, lo que obliga a una pyme es el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, no el proyecto.

Fuentes

• BOE · Real Decreto Legislativo 2/2015, texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, artículo 34.9 (registro de jornada), introducido por el Real Decreto-ley 8/2019.
• El Español (Invertia) · «Yolanda Díaz cede ante Carlos Cuerpo y hará los cambios que le exige para desbloquear el registro horario digital» (19 de junio de 2026).
• El Español (Invertia) · «Díaz apuntala la campaña electoral de Sánchez con el SMI y el registro horario…» (12 de octubre de 2026).
• El Español (Invertia) · cobertura del dictamen del Consejo de Estado sobre el registro horario (23 y 24 de marzo de 2026).
• LegalToday · «Los ministerios de Trabajo y de Economía acuerdan tramitar el registro horario en septiembre» (27 de julio de 2026).