Altas y bajas de personal: el proceso que nadie diseña y todos improvisan

El primer día de una persona nueva suele parecerse mucho en casi todas las pymes. Llega a las nueve, alguien busca un portátil libre, otra persona le crea el correo a media mañana, y durante la primera semana va pidiendo uno a uno los accesos que le faltan: la carpeta compartida, el programa de gestión, el grupo del equipo, la contraseña de la impresora. Nada de eso es grave, pero todo se resuelve sobre la marcha.

La salida de alguien es todavía más descuidada. La persona se va un viernes, se recoge el portátil y se da por cerrado. Meses después alguien descubre que su cuenta de correo sigue activa, que todavía puede entrar en la herramienta de facturación desde su móvil o que una licencia que nadie usa se ha seguido pagando todo ese tiempo.

Por qué este proceso se improvisa siempre

En una empresa pequeña las altas y las bajas no son frecuentes. Pasan unas pocas veces al año, cada una la gestiona quien esté disponible en ese momento y entre una y otra pasa el tiempo suficiente para olvidar cómo se hizo la anterior. Es el perfil exacto de tarea que nunca se documenta: demasiado esporádica para que alguien la domine, y demasiado pequeña para que parezca merecer un procedimiento.

A eso se suma que el proceso está repartido. La parte laboral la lleva la gestoría, la parte técnica quien sabe de informática, el material la persona de administración y la formación el responsable del equipo. Cada una hace su parte bien, pero nadie tiene la lista completa, y lo que no es responsabilidad clara de nadie se queda sin hacer.

Lo que cuesta hacerlo mal

El coste de una incorporación o una salida desordenada rara vez se ve de golpe. Aparece en forma de pequeños problemas que nadie relaciona con su origen:

• Días de trabajo perdidos al principio, porque la persona nueva no puede hacer su trabajo hasta que tiene todos los accesos.
• Contraseñas compartidas "mientras tanto", que se quedan así para siempre.
• Antiguos empleados con acceso a correo, documentos o datos de clientes mucho después de haberse ido.
• Licencias de software que se siguen pagando por usuarios que ya no existen.
• Archivos y correos importantes que solo estaban en la cuenta personal de quien se fue y se pierden al borrarla.
• Una primera impresión de desorden en alguien que acaba de llegar, justo cuando más se fija en cómo funciona la empresa.

De todos ellos, el más serio es el de los accesos que no se retiran. No hace falta suponer mala intención: basta con que esa cuenta olvidada tenga una contraseña débil o reutilizada para que se convierta en una puerta abierta que nadie vigila.

Empezar por un inventario de accesos

Antes de pensar en automatizar nada hay que saber qué hay que dar y qué hay que quitar. Casi ninguna pyme tiene esa lista, y elaborarla suele ser revelador. Basta con una tabla sencilla con una fila por cada herramienta o recurso:

La columna más importante es la tercera. Cada recurso necesita una persona responsable con nombre, no "informática" o "la oficina". Y la última columna obliga a pensar algo que casi nadie se plantea hasta que pasa: qué ocurre con la información de quien se va.

Hacer este inventario suele destapar también herramientas que nadie sabía que se estaban usando, cuentas creadas por iniciativa propia con un correo personal y servicios contratados por alguien que ya no está. Es una buena ocasión para decidir qué se mantiene y qué se cierra.

La lista de una incorporación

Con el inventario hecho, la incorporación se convierte en una lista de pasos ordenados en el tiempo. Un esquema razonable para adaptar:

1. Antes del primer día: datos de la persona recogidos una sola vez, cuentas creadas según su puesto, equipo preparado y documentación laboral enviada a la gestoría.
2. El primer día: entrega de equipo con registro, acceso a las herramientas que va a usar desde el principio, explicación de dónde está cada cosa y a quién preguntar.
3. La primera semana: documentos internos que debe leer y firmar, como la política de uso de equipos, la de protección de datos o las normas internas que existan, y formación en los procesos de su puesto.
4. Al final del primer mes: revisión de que tiene todo lo que necesita, de que no tiene accesos que no le corresponden y de qué parte de la formación ha quedado pendiente.

La parte de formación es la que más se beneficia de tener el conocimiento escrito. Si los procesos de cada puesto están documentados en un sistema interno de conocimiento, la persona nueva puede consultarlos por su cuenta en lugar de depender de que alguien tenga tiempo de explicárselo todo de palabra.

La lista de una salida

La salida necesita todavía más disciplina, porque es fácil darla por cerrada cuando la persona deja de venir. Los pasos que no deberían faltar:

1. Antes del último día: traspaso de tareas en curso, clientes y proyectos a la persona que los asume, y localización de documentos que estén solo en su equipo o en su cuenta.
2. El último día: retirada de todos los accesos del inventario, recogida de equipos y llaves con registro, y cambio de cualquier contraseña compartida que conociera.
3. Después de la salida: redirección del correo durante un tiempo razonable, liberación de licencias y aviso a clientes o proveedores con los que trataba directamente.

El orden importa. Si se desactiva una cuenta antes de haber traspasado sus clientes en el CRM o de haber guardado sus documentos en una carpeta compartida, esa información se pierde o queda bloqueada. Si se hace al revés y se deja para más adelante, la cuenta sigue activa más tiempo del necesario.

Una salida no está cerrada cuando la persona deja de venir, sino cuando no queda ningún acceso a su nombre y toda su información tiene un nuevo responsable.

Qué parte automatizar y qué parte no

Una vez existe la lista, buena parte de ella es mecánica y se presta bien a la automatización, incluso en una empresa pequeña:

• Un único formulario de alta que recoge los datos de la persona una sola vez y los reparte a donde hagan falta, en lugar de pedirlos tres veces.
• Creación de tareas automáticas para cada responsable, con fecha límite, en cuanto se registra un alta o una baja.
• Plantillas de permisos por puesto: alguien de administración recibe siempre el mismo conjunto de accesos, sin que haya que decidirlo cada vez.
• Creación automática de la carpeta del empleado con su estructura y sus documentos, ordenada según las mismas reglas que el resto de archivos de la empresa.
• Envío de los documentos que debe leer y firmar, con registro de cuáles ha devuelto y aviso de los que faltan.
• Un aviso de revisión pasados unos días o semanas desde la baja, para comprobar que no queda nada pendiente.

Lo que conviene que siga en manos de personas es lo que requiere criterio: decidir qué accesos excepcionales necesita alguien, hacer el traspaso de clientes con contexto, recibir a la persona nueva y explicarle cómo funciona de verdad la empresa. Automatizar la parte repetitiva sirve precisamente para que esa parte humana no se vea desplazada por perseguir contraseñas y formularios.

El punto delicado: las cuentas personales

Toda esta lista pierde sentido si el trabajo se hace en cuentas que la empresa no controla: un correo personal registrado en una herramienta de trabajo, un almacenamiento en la nube particular o un grupo de mensajería en el móvil de alguien. Ninguna lista de bajas puede retirar un acceso que la empresa no sabe que existe. Por eso, más que cualquier automatización, la regla más útil es que todas las cuentas de trabajo se creen con el correo de la empresa y estén registradas en el inventario.

Errores habituales

• Diseñar solo la incorporación y olvidar la salida, que es donde están los riesgos de verdad.
• Dejar el inventario de accesos sin actualizar cuando se contrata una herramienta nueva, de modo que la lista se queda vieja en pocos meses.
• Dar permisos amplios "para no tener que estar pidiendo", en lugar de definir qué necesita cada puesto.
• Retirar los accesos sin haber hecho antes el traspaso de información, y perder documentos o el historial de clientes.
• No tener a nadie responsable del proceso completo, con el resultado de que cada parte la hace alguien distinto y nadie comprueba el conjunto.

Un proceso pequeño que dice mucho de la empresa

Las altas y las bajas no son el proceso más frecuente de una pyme, pero sí uno de los que mejor muestran cómo está organizada por dentro. Una incorporación en la que todo está preparado transmite orden desde el primer día. Una salida en la que no queda ningún acceso abierto ni ningún documento perdido evita problemas que pueden aparecer mucho después. Y ambas se consiguen con lo mismo: una lista que existe por escrito, responsables con nombre y la parte mecánica resuelta para que no dependa de que alguien se acuerde.